二、清晰、简洁地发送信息
在信息发送过程中，信息包括三个方面内容：信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。因此，在发送信息的时候，要注意以下几个问题：
1、选择有效的信息发送方式(HOW)
有效的信息发送方式在沟通中十分重要，这就要求我们要针对沟通对象和目的的不同选择不同的发送方式。信息发送方式很多，比如会议、电话、亲笔信件、信息、电子邮件、面谈等。
如果是一般的说明情况的信息沟通，通过信件、电话、邮件就可以解决；如果是为了交流感情和增加信任，则应该选择合适的时间、地点面谈为好。
2、何时发送信息(WHEN)
例如何时发出工作联系单、致谢函，何时向上级汇报，何时与下属谈心，要讲究“天时、地利、人和”，这一点非常重要。
3、确定信息内容(WHAT)
信息的内容是沟通的实质，不存在没有任何内容的沟通。因此，在沟通开始前，应该对信息的内容做些适当准备，哪些该说，说到什么程度，哪些不该说。
信息的内容应该清晰简洁，用词准确，避免模糊不清或容易引起误解的表述。专业术语只有在对方能够理解的情况下方可使用。同时还应该注意的是信息的载体，比如语音、语调、肢体语言的不同运用，就会给对方形成不同的感受，进而影响沟通质量。
4、谁在接受信息(WHO)
明白谁是你信息的接受对象，让对方注意你接受你；了解接受者的观念；了解接受者的需要；了解接受者的情绪……
5、在哪里发送信息(WHERE)
在正式场合还是非正式场合，比如生产部经理要求财务部改善服务流程和服务态度的建议，就不宜在会议场合提出，而应在平时与财务部经理进行“私下”沟通，否则会被人误解为“发难”或“告状”。商务前期预热洽谈阶段，不一定要在办公室这样的正式场合，在休闲的茶社、咖啡厅等地方则比较合适。
三、积极倾听
沟通高手在尝试让人倾听和了解之前，会把倾听别人和了解别人列为第一目标。如果你能做到认真倾听，对方便会向你袒露心迹。掌握别人内心世界的第一步就是认真倾听。在陈述自己的主张说服对方之前，先让对方畅所欲言并认真聆听是解决问题的捷径。
1、倾听在沟通中的作用
懂得如何倾听的人最有可能做对事情、取悦上司、赢得友谊，并且把握别人错过的机会。认真倾听回应对方感兴趣的事物，就是对对方最大的尊重，是沟通的核心点。倾听不仅是耳朵听到相应的声音的过程，而且是一种情感活动，需要通过面部表情、肢体语言和话语的回应，向对方传递一种信息——我很想听你说话，我尊重和关心你。
2、高效倾听的12个技巧，帮助你实现高效沟通：
（1）倾听是一种主动的过程
在倾听时要保持心理高度的警觉性，随时注意对方所谈的重点，每个人都有他的立场和价值观，你必须站在对方的立场，仔细地倾听他所说的每一句话，不要用自己的价值观去指责或评断对方的想法，要与对方保持共同理解的态度。
（2）鼓励对方先开口
首先，倾听别人说话是一种礼貌，愿意听表示我们愿意客观地考虑别人的看法，这会让说话的人觉得我们很尊重他的意见，有助于我们建立融洽的关系，彼此接纳；
其次，鼓励对方先开口可以降低谈话中的强势和竞争意味，倾听可以培养开放的气氛，有助于彼此交换意见，说话的人由于没有压力，也可以专心掌握重点，不必忙着为自己的矛盾之处寻找遁词；
第三，对方先提出他的看法，你就有机会在表达自己的意见之前，掌握双方意见一致之处，使对方更加愿意接纳你的意见，更容易说服对方。
（3）切勿多话
同时说和倾听不容易。亿万富翁富卡以说得少听得多而著名。他经常在重要的业务会议中从开始坐到结束不发一语。有一次他告诉身边的人：“上帝给了我们两只耳朵却只给我们一张嘴是有原因的，我们应该听得比说得多。”
为了避免说得太多而丧失新观点、新创意、开发业务的机会，可利用“火柴燃烧法”：假想你的手上拿着一支燃烧的火柴，当你认为火焰即将烧到手指时停止说话，让其他人的回应。
（4）切勿耀武扬威或咬文嚼字
假如你是某一个话题的专家有时仍应学习保持沉默，不要咬文嚼字的炫耀，因为有可能你倾听的对象可能会因为你的态度而胆怯或害羞，变得口齿不流利而变得自我保护。
（5）表示兴趣，保持视线接触
聆听时，必须看着对方的眼睛。人们判断你是否在聆听和吸收说话的内容，是根据你是否看着对方来作出的。 没有比真心对人感兴趣更使人受宠若惊了。
（6）专心，全神贯注，表示赞同
告别心不在焉的举动与表现，你可以练习如何排除使你分心的事物以培养专心的能力。点头或者微笑就可以表示赞同正在说的内容，表明你与说话人意见相合。人们需要有这种感觉，即你在专心地听着。
把可以用来信手涂鸦或随手把玩等使人分心的东西(如铅笔、钥匙串等)放在一边，你就可以免于分心了。人们总是把乱写乱画、胡乱摆弄纸张、东张西望或看手表等解释为心不在焉，这些应该引起我们的重视和注意。
（7）让人把话说完，切勿武断
听听别人怎么说。你应该在确定知道别人完整的意见后再做出反应，别人停下来并不表示他们已经说完想说的话。让人把话说完整并且不插话，这表明您很看重沟通的内容。人们总是把打断别人说话解释为对自己思想的尊重，但这却是对对方的不尊重。
虽然说打断别人的话是一种不礼貌的行为，但是如果是“乒乓效应”则是例外。所谓的“乒乓效应”是指听人说话的一方要适时的提出许多切中要点的问题或发表一些意见感想，来响应对方的说法。还有一但听漏了一些地方，或者是不懂的时候，要在对方的话暂时告一段落时，迅速的的提出疑问之处。
（8）鼓励别人多说
对出现精辟的见解、有意义的陈述，或有价值的信息，要以诚心的赞美来夸奖说话的人。例如：“这个故事真棒!”或“这个想法真好!”、“您的意见很有见地”等，因此，如果有人做了你欣赏的事请你应该伺机奖励他。仅仅是良好的回应就可以激发很多有用而且有意义的谈话。
（9）让别人知道你在听
偶尔说“是”、“我了解”或“是这样吗?”告诉说话的人你在听、你很有兴趣。
（10）使用并观察肢体语言，注意非语言性的暗示。
对方嘴巴上说的话实际可能与非语言方面的表达互相矛盾，学习去解读情境。当我们在和人谈话的时候，即使我们还没开口，我们内心的感觉，就已经透过肢体语言清清楚楚的表现出来了。听话者如果态度封闭或冷淡，说话者很自然地就会特别在意自已的一举一动，比较不愿意敞开心胸。
从另一方面来说。如果听话的人态度开放、很感兴趣，那就表示他愿意接纳对方，很想了解对方的想法，说话的人就会受到鼓舞。而这些肢体语言包括：自然的微笑，不要交叉双臂，手不要放在脸上，身体稍微前倾，常常看对方的眼睛，点头。注意弦外之音。注意没有说出来的话、没有讨论的信息或观念及答复不完全的问题。
（11）接受并提出回应
要能确认自己所理解的是否就是对方所讲的：你必须重点式的复述对方所讲过的内容，以确认自己所理解的意思和对方一致，如“您刚才所讲的意思是不是指……”、“我不知道我听得对不对，您的意思是……”。
（12）暗中回顾，整理出重点，并提出自己的结论
当我们和人谈话的时候，我们通常都会有几秒钟的时间，可以在心里回顾一下对方的话，整理出其中的重点所在。我们必须删去无关紧要的细节，把注意力集中在对方想说的重点和对方主要的想法上，并且在心中熟记这些重点和想法，并在适当的情形下给对方以清晰的反馈。
四、积极反馈
对于一个完整的、有效的沟通来说，仅仅“表达”和“倾听”这两个环节是不够的，还必须有反馈，即信息的接收者在接收信息的过程中或过程后，及时地回应对方，以便澄清“表达”和“倾听”过程中可能的误解和失真。
1、反馈的类别
正面的反馈：就是对对方做的好的事情予以表扬，希望好的行为再次出现。
建设性的反馈：就是在对方做的不足的地方，给他提出改进的意见，而不是批评，这点是非常重要的。
2、如何给予反馈
反馈要站在对方的立场和角度、需求之上，针对对方最为需要的方面，给予反馈。反馈要具体、明确。
3、反馈要有建设性
上级容易武断地给下属的意见或想法下结论，比如有的往往带着批评或藐视的语气说“你的想法根本就行不通!”、“小伙子，你还是太年轻了!”等，弄得下级很没趣，结果挫伤了下属主动沟通的积极性。
如果我们换一种态度，以建设性的、鼓励的口气给下属反馈，效果就会不同，比如“小王，你的意见很好，尽管有些想法目前还不能实现，但是，你很动脑筋，很关心咱们部门业务的开展，象这样的建议以后还要多说啊!”。
4、对事不对人
积极的反馈就事论事，忌讳涉及别人的面子和人格尊严，带有侮辱别人的话语千万不要说，比如“你是猪脑子啊，没吃过猪肉还没有看过猪走?”之类的言语，只能加深双方的敌对和对抗情绪，与最初的沟通愿望适得其反。
5、如何接受反馈，在接受反馈时应该做到以下几点：
耐心倾听，不打断
接受反馈时，一定要抱着谦虚的态度，以真诚的姿态倾听他人反馈意见。无论这些意见在你看来是否正确和是否中听，在对方反馈时都要暂时友好地接纳，不能打断别人的反馈或拒绝接受反馈。
避免自卫
自卫心理是每一个人本能的反应。对方在向你反馈时，如果仅仅站在自己的立场，挑肥捡瘦地选择是否接受，一旦听到对自己不利、不好或不想听的东西，就急忙脸红脖子粗地去辩解和辩论，明智的另一方会马上终止反馈。
表明态度
别人对你反馈之后，自己要有一个明确的态度，比如理解、同意、赞成、支持、不同意、保留意见、怎么行动等。不明确表示自己对反馈的态度与意见，对方会误解你没有听懂或内心对抗，这样就会增加沟通成本，影响沟通质量。
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